Em uma microssociedade, como os condomínios, uma variedade de demandas podem surgir, muitas vezes deixando o síndico indeciso sobre quais priorizar.

É claro que as atividades cotidianas, essenciais para o funcionamento do condomínio, como a operação dos portões, câmeras, todos os dispositivos de segurança, o fornecimento de materiais de limpeza, entre outras, devem ser tratadas como prioridades inegociáveis.

No entanto, quando se trata de decidir entre todas as outras atividades, como obras de conservação ou melhorias, podem ser desafiador determinar quais devem ter precedência.

Para tomar decisões mais assertivas, é possível recorrer a uma ferramenta valiosa que ajuda a planejar adequadamente quais atividades ou obras devem ser priorizadas.

Uma ferramenta que tenho utilizado com grande sucesso é a Matriz de Eisenhower. Esta ferramenta de gestão do tempo auxilia na priorização de tarefas com base na urgência e importância.

Uma curiosidade interessante sobre o nome desta matriz é que ela foi popularizada pelo ex-presidente dos Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower, reconhecido por sua meticulosa gestão de responsabilidades.

No entanto, mais recentemente, o sistema ganhou ainda mais destaque graças a Stephen Covey, renomado autor de "Os Sete Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”, e de diversos seminários para executivos de diferentes corporações.

A matriz organiza as tarefas em quatro quadrantes ( há uma grande variedade de modelos nos sites de pesquisa): 

1)Urgente e Importante:                  2)Importante, mas não Urgente:

3)Urgente, mas não Importante:     4)Não Urgente e Não Importante

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1. Urgente e Importante: Tarefas que precisam ser feitas imediatamente, geralmente relacionadas a prazos iminentes ou situações críticas. Essas tarefas têm um impacto significativo em metas de longo prazo ou resultados.

2. Importante, mas não Urgente: Tarefas que contribuem para objetivos de longo prazo e têm um impacto positivo, mas não exigem ação imediata. Priorizar essas tarefas ajuda a evitar crises futuras e a aumentar a eficácia.

3. Urgente, mas não Importante: Tarefas que exigem atenção imediata, mas têm pouco ou nenhum impacto nas metas de longo prazo. Muitas vezes, são distrações ou interrupções que podem ser delegadas ou minimizadas.

4. Não Urgente e Não Importante: Tarefas que não contribuem significativamente para os objetivos principais e podem ser consideradas desperdício de tempo. Essas tarefas devem ser eliminadas sempre que possível.

Ao usar a Matriz de Eisenhower, é essencial priorizar tarefas que se enquadrem nos quadrantes de "Urgente e Importante" e "Importante, mas não Urgente", enquanto minimiza ou delega aquelas que se encontram nos quadrantes de "Urgente, mas não Importante" e "Não Urgente e Não Importante". Isso ajuda a maximizar a produtividade e a focar nos objetivos de longo prazo.

Lembre-se, quadrante 4, se não é urgente e nem importante, você não pode perder tempo com tais atividades. Delete-as de seu planejamento.

Para utilizar a Matriz no condomínio, siga estes passos simples:

1. Elaboração da Matriz: Comece elaborando a matriz e preenchendo todos os quadrantes com as atividades que, na sua opinião, são as mais importantes em cada categoria.

2. Compartilhamento e Colaboração: Após a elaboração, compartilhe a matriz com o subsíndico e membros da comissão. Eles podem ter insights valiosos e ajudar a aprimorar a lista de prioridades.

3. Agendamento de Reunião: Agende uma reunião para discutir a matriz e inclua na convocação a definição de ações e próximas obras.

4. Compartilhamento na Assembleia: Durante a Assembleia, compartilhe a matriz preenchida com os presentes,  discuta e defina as tarefas e obras que a Assembleia considera de máxima prioridade, e defina as prioridades tanto do quadrante 1 (Urgente e Importante) quanto do quadrante 2 (Importante, mas não Urgente)).

Ao seguir esse processo, você terá um cronograma claro do que deve ser feito e em que ordem.

É essencial manter o foco nas atividades do quadrante 1, mas também é importante não negligenciar o quadrante 2, que representa atividades futuras importantes, mas não urgentes, sendo essencial para seu planejamento. Por exemplo, se houver uma melhoria que requer um investimento, é importante incluí-la no radar e começar a separar recursos para ela.

Lembre-se sempre de que o planejamento sem execução é apenas uma ilusão.

Portanto, uma vez que as ações estejam definidas, sua responsabilidade é executá-las da melhor forma possível, buscando sempre a qualidade e eficiência, minimizando os custos e certamente valorizará seu trabalho e o patrimônio dos condôminos.